Show content

Как организовать семинар, чтобы не было мучительно

Семинар – это такое действо, который следует тщательно организовать. Потому что выступление даже хорошего спикера может оказаться провальным (если не полностью, то до обидного смазанным) из-за достаточно обыденных, казалось бы, тривиальных вещей.

Чтобы избежать неприятных накладок, надо перестать относиться к организации обучающих семинаров лишь как к аренде помещения, к заказу бутербродов и кофе. Недостаточно составить график семинаров и разослать приглашения слушателям.

Мы, команда "Моста Безопасности", хотим поделиться своими соображениями о том, как организовать семинар, как успешно провести технический семинар.

Аудитория семинара

Из чего состоит семинар?

Каждый учебный семинар (в том числе и семинар по системам безопасности) состоит из следующих составляющих:

  • спикер (докладчик),
  • презентация,
  • модератор,
  • микрофон,
  • проектор,
  • аудитория.

О требованиях к докладчику мы рассказали в статье "Как провести семинар (советы спикеру)".

Что же самое главное в указанном перечне?

Наиболее важный элемент – это все-таки аудитория (не важно, 10 или 100 человек в зале), это посетители, сидящие в зале (хорошо, если в удобных, не скрипучих креслах), это те люди, которых вы пригласили на так называемый практический семинар (он же "учебный семинар", он же "обучающий семинар", он же "бесплатный семинар"…). Потому что ради вот этих людей всё и делалось, потому как через них в вашу компанию могут прийти заказы. Или не прийти (а это уже целиком зависит от вашей подготовки к данному семинару).

Как организовать семинар

Давайте рассмотрим, от чего зависит успех проводимого семинара.

Презентация

Презентация, используемая в ходе выступления спикера – это важнейший источник информации для вашей целевой аудитории. Что здесь важно?

  1. Еще до начала семинара надо проверить файлы презентации на совместимость с используемым на семинаре компьютером. Нередко в последний момент выясняется, что не запускаются видео-файлы, не соответствует разрешение экрана, не поддерживаются какие-то шрифты и т.д. (кстати, шрифты без засечек воспринимаются зрителями намного легче).
  2. Мелкий шрифт на экране из зала не читается. Поэтому важная (справочная, контактная) информация должна выполняться в презентации крупно (это ссылки, e-mail адреса и т.п.).
  3. Плохо (очень плохо!), если в презентации имеются грамматические ошибки, если на одном слайде используется несколько шрифтов, если таблицы неаккуратные, если не выполнено брендирование страниц.
  4. Еще на этапе разработки страниц презентации следует учесть, что насыщенность цветов на экране (из-за несовершенства проектора) будет заметно ниже, чем при рассмотрении слайда презентации на экране монитора.
  5. Если вы пообещали, что презентация появится на указанном вами сайте в течение недели после данного выступления, то свое слово надо держать.

Как организовать семинар

Модератор

  1. Модератор должен следить за регламентом семинара, это так.
  2. Однако намного более ценно, если на семинаре будет живая, деловая атмосфера, если будет много вопросов с мест (опытные спикеры предлагают задавать вопросы в ходе своего выступления, а не по его завершению – и это высший пилотаж!). Да, "обрабатывать прерывания" спикеру непросто, но в режиме "все вопросы потом" слушатели забывают, что хотели спросить.
    Обратная связь из зала вырабатывает у всех присутствующих доверие к выступающему, к его выступлению, к его компании в целом. Попытки ограничивать разумные вопросы из зала (или редактировать их) негативно влияют на доверие к выступающему и к самому семинару.
  3. Тем не менее, есть модераторы, которые своей высшей доблестью считают четкое выполнение временной программы выступлений (особенно, если заказан ланч). Такие модераторы ограничивают вопросы с мест, осекают шибко любознательных. В результаты получается совершенно оскопленный семинар, некое шоу самолюбования проводимой его компании.
  4. Новинка последнего времени - отправка вопросов из зала с мобильных телефонов на компьютер модератора (который может удалять нежелательные вопросы) чем-то напоминает секс по телефону.
  5. Конечно, тайминг семинара должен выполняться. Для этого помощники модератора должны на больших листах бумаги демонстрировать спикеру, сколько минут осталось до конца его выступления. При этом надо убедиться, что выступающий это увидел и подтвердил (например, кивком головы).
    Электронный таймер для этой цели не всегда удобен – некоторые спикеры имеют привычку расхаживать по сцене, поэтому они могут не увидеть показания таймера. Кроме того, звуковые сигналы таймера могут раздражать спикера, и чтобы его выключить, ему надо подойти к таймеру (а это сбивает с мысли).
  6. Еще одно важное требование: сам модератор должен быть "в теме" семинара, хотя бы в общем виде разбираться в обсуждаемых проблемах. В противном случае возможен конфуз.

Как организовать семинар

Микрофоны и пойнтер

  1. До начала семинара следует проверить микрофоны (в частности, исправность батареек). Хрипящий микрофон – это не микрофон.
  2. На семинаре должно быть, как минимум, 2 микрофона – один для спикера, другой для зала (чтобы все хорошо слышали задаваемые вопросы).
  3. С помощью помощников модератора необходимо обеспечивать оперативную доставку микрофона до места в зале, где находится человек, задающий вопрос.
  4. До начала выступления следует также проверить работу пойнтера (лазерной указки). Следует убедиться, что пятно от лазера видно в последних рядах зала – в противном случае его использование теряет смысл.

Как организовать семинар

Проектор

Комфортным для посетителей является проведение семинара без затемнения в зале. Для этого должен использоваться только хороший проектор, который дает контрастное, четко сфокусированное изображение. Если это не так, то глухое раздражение посетителей семинара вам обеспечено.

Как провести семинар

Пусть эти советы от "Моста Безопасности"
помогут вам успешно организовать семинар!

reklama@security-bridge.com